Supersnel inwerken van nieuwe medewerkers? Doe het met ‘Training Within Industry’

Wat is Training Within Industry?Copied

Training Within Industry heeft zijn wortels in de Verenigde Staten. Het concept werd ontwikkeld door het United States Department of War (de voorloper van het Amerikaanse ministerie van Defensie) en liep van 1940 tot en met 1945.

Het doel: diensten blijven leveren aan oorlogsgerelateerde bedrijfstakken die personeel verloren. Veel medewerkers werden namelijk als soldaten gerekruteerd na de Amerikaanse inmenging in de Tweede Wereldoorlog. Hierdoor ontstond een tekort aan bekwame vakmensen, dus moesten er snel en goedkoop mensen getraind worden.

Na de oorlog verspreidde de TWI-methode zich als een olievlek over de rest van de wereld. Japanse bedrijven zoals Toyota maakten gretig gebruik van de bestaande kennis tijdens de wederopbouw en velen in het normale bedrijfsleven volgden.

TWI wordt inmiddels in brede kringen gezien als de bakermat van flexibele leertrajecten zoals Kaizen en Lean. De TWI-methode is opgebouwd uit vier modules. In het oorspronkelijke programma duurde elk van die sessies tien uur.

De diverse TWI-modulesCopied

Om het concept achter Training Within Industry goed te kunnen begrijpen, is het belangrijk om wat dieper in te gaan op de onderdelen waaruit de leermethode is opgebouwd.

1. Job Instruction (JI)

Job Instruction vormt de eerste sessie binnen de TWI-methode. Dit onderdeel leert teamleiders hoe ze onervaren operators op een gestandaardiseerde manier kunnen laten werken zodat repetitieve taken beter en sneller worden uitgevoerd.

De module berust, net als de andere leerfasen van Training Within Industry, grotendeels op een wetenschappelijke grondslag. Tijdens de module Job Instruction leren deelnemers taken te analyseren en die vervolgens effectief over te brengen op medewerkers. Effectief instrueren betekent dat medewerkers die taken snel en in één keer goed aanleren volgens de afgesproken beste werkmethode en de geleerde best practises niet meer vergeten.

Job Instruction deelt taken en arbeidsprocessen op in kleinere, duidelijk gedefinieerde stappen, waarbij kernpunten worden gekozen en de instructeur duidelijk uitlegt wat de redenen voor die keuzes zijn.

Job Instruction wordt gewoonlijk opgedeeld in vier fasen.

1. Prepare: in deze fase bereidt de instructeur de operator voor op de te leren vaardigheden, bijvoorbeeld door een verband te leggen met iets dat al bekend is.
2. Present: de instructeur demonstreert voor elke stap hoe die uitgevoerd dient te worden en benadrukt het hoe en waarom van de meest cruciale zaken (meestal key points genoemd).
3. Try out: zoals de naam al doet vermoeden, gaat het in deze fase vooral om het voorzichtig in de praktijk brengen van het geleerde. De instructeur laat de operator zelfstandig een (deel)taak uitvoeren, waarbij hij of zij het waarom van de key points nog eens duidelijk herhaalt (learning by doing).
4. Follow-up: de instructeur controleert of de operator ook daadwerkelijk alle taken zelfstandig kan uitvoeren. Daarnaast wordt vastgelegd tot wie de operator zich kan wenden als hij hulp of advies nodig heeft.

2. Job Methods (JM)

Job Instruction leert teamleiders hoe ze (toekomstige) operators het belang van gestandaardiseerd werken kunnen bijbrengen. De tweede TWI-module, Job Methods, gaat nog een stapje verder en richt zich op het verbeteren van de in JI gezette standaard.

Het hoofddoel van Job Methods is continu en stapsgewijs verbeteren. Net als JB valt JM onder te verdelen in vier stappen.

1. De breakdown neemt de stappen van de tot dan toe gangbare werkwijze(n) onder de loep.
2. De breakdown wordt gevolgd door de questionfase. Nu worden er vraagtekens gezet bij elke stap binnen het vertrouwde werkmodel. Wat is het doel? Waarom zijn de handelingen die worden uitgevoerd nodig?
3. Develop: aan de hand van de informatie uit de breakdown kun je werkwijzen gaan verbeteren en perfectioneren. Denk aan het weglaten van overbodige handelingen/stappen, het herschikken van werkzaamheden of het combineren van taken.
4. Apply: dit is de fase waarin je de nieuwe en getoetste werkwijze presenteert aan de bazen en operators. Loop de aandachtspunten veiligheid, kwaliteit, kwantiteit en kosten nog eens goed na. Tevreden? Dan kan de werkwijze worden ingevoerd als de nieuwe standaard!

3. Job Relations (JR)

Bij Job Relations draait het vooral om het verbeteren van werkrelaties. Deze derde TWI-module leert teamleiders hoe ze het beste met medewerkers om kunnen gaan en hoe ze het maximale uit de kwaliteiten van mensen halen.

Het belangrijkste motto van JR luidt: “People should be treated as individuals.” Benader iedere medewerker dus als een uniek individu met een eigen karakter en specifieke vaardigheden.

Goed omgaan met Job Relations betekent ook dat je veel plek inruimt voor soft skills.

4. Program Development (PD)

Program Development speelt zich op een wat hoger metaniveau af dan de eerste drie modules van Training Within Industry. Het is in feite de eerste concrete aanzet tot het gericht selecteren en gestructureerd uitvoeren van grootschalige verbeterprojecten binnen je organisatie.

De voordelen van TWI-trainingCopied

Vooral in de laatste jaren zien we steeds meer organisaties met de TWI-methode aan de slag gaan. Veel bedrijven streven naar een lean en agile werkwijze om sneller en effectief te kunnen werken. Daarnaast is het door de economische crisis en de toenemende concurrentie binnen verschillende sectoren belangrijk geworden om productieprocessen met bescheiden middelen te optimaliseren. Training Within Industry sluit daar naadloos bij aan.

Door deze ontwikkelingen ontstaat er steeds meer oog voor de voordelen van TWI, een methode die het mogelijk maakt om nieuwe medewerkers en uitzendkrachten snel en goedkoop in te werken.

We zetten de belangrijkste voordelen op een rij:

• De standaardisatie van werkprocessen zorgt voor meer rust en stabiliteit in de organisatie. Het nettoresultaat is dat de kwaliteit en productiviteit omhoog gaan. Praktijkvoorbeelden tonen aan dat een foutenreductie van 90 procent en een productiviteitsstijging van 26 procent binnen een tijdsbestek van zes maanden mogelijk zijn.
• Dankzij TWI zijn nieuwe medewerkers sneller inzetbaar bij het maken van kwaliteitsproducten volgens een gestandaardiseerde werkwijze.
• De start-up tijd verkorten van nieuwe machines en productielijnen. Dankzij TWI kan dit met wel 75 procent worden teruggebracht.
• Ervaren medewerkers kunnen hun kennis en ervaring op een inspirerende manier overbrengen op jongere medewerkers.
• De TWI-methode reikt handvatten aan voor het verbeteren van werkrelaties en het vergroten van de betrokkenheid binnen een organisatie.
• Training Within Industry maakt operationele en procesmatige verbetertrajecten inzichtelijk.

TWI in de praktijkCopied

Internationaal is er volop aandacht voor TWI, bijvoorbeeld door middel van het platform TWI Institute. Maar ook in Nederland wordt Training Within Industry inmiddels volop in de praktijk gebracht, onder meer door TWI Company.

TWI Company heeft de methode echt naar het volgende niveau getild en noemt hun werkwijze dan ook terecht TWI 2.0. De organisatie biedt bijvoorbeeld maatwerktrainingen, certificering en keurmerken op het vlak van TWI aan en begeleidt bedrijven bij het implementeren van de TWI-methode.

Daarnaast zijn er ook veel cases voorhanden die heel mooi aantonen welke meerwaarde Training Within Industry in de dagelijkse bedrijfspraktijk heeft.

LEGO en TWI

De kleurrijke bouwblokjes van LEGO, wie kent ze niet? Wat minder mensen weten is dat LEGO één van de meest succesvolle cases bezit op het gebied van TWI! Er is zelfs een boek over geschreven.

In het boek is te lezen hoe de LEGO Group, door middel van de TWI-methode, op succesvolle wijze een razendsnelle kennisoverdracht realiseerde ondanks taal- en culturele barrières.

De resultaten zijn dan ook indrukwekkend:

• Tijdsbesparing van 200 naar 60 minuten in de algehele productielijn.
• In sommige delen van de organisatie is de tijd die het kost om een nieuwe medewerker te onboarden gereduceerd van één jaar naar drie maanden.
• De verbeterde match van verwachting en realiteit tussen management en medewerkers leidt tot meer stabiliteit in de gehele productielijn.

TWI 2.0 bij Johma

Voedingsmiddelenproducent Johma is een bedrijf dat volop gebruikmaakt van Training Within Industry om bedrijfsprocessen te verbeteren en versoepelen. Dat is ook nodig, want het bedrijf werkt veel met flexibele arbeidskrachten; mensen die dus goed ingewerkt moeten worden in korte tijd.

In samenwerking met eerdergenoemde TWI Company, begon Johma in 2012 met het uitrollen van TWI binnen het bedrijf. Inmiddels werkt een derde van de afdelingen volgens de TWI-methode.

De implementatie van TWI heeft er inmiddels voor gezorgd dat Johma grote stappen voorwaarts heeft gezet bij het verbeteren van repetitieve arbeidsprocessen.

• Je ziet snel of iemand een bepaalde werkwijze oppakt. Hierdoor weet Johma al in een vroeg stadium of het capabele mensen in huis heeft. Zowel trainers als medewerkers krijgen twee weken na afloop van hun cursus nog te maken met een audit om te kijken of ze de stof voldoende beheersen.
• Dankzij TWI zijn de inwerktijden flink verkort. In de koude keuken, waar de salades worden gemaakt, duurde die eerder nog een half jaar. Inmiddels is de training teruggebracht tot 6-8 weken. Dit scheelt in de kosten, soms wel honderden tot duizenden euro’s per medewerker.
• TWI-productielijnen zijn stabiel en liggen nauwelijks meer stil door storingen.

TWI 2.0 bij Stiho

Ook Stiho, een groothandel in bouwmaterialen, brengt met hulp van TWI Company diverse TWI-principes in de praktijk. Project OLÉ (Organisatie-Logistiek-Effectief) optimaliseert bijvoorbeeld de processen die lopen binnen Stiho Utrecht zodat logistieke stromen veiliger, beter en sneller verlopen.

Daarbij wordt (in navolging van succesvolle multinationals als Starbucks, LEGO en McDonald’s) volop gebruikgemaakt van TWI, de opleidingsmethode waarbij medewerkers snel, veilig en op een gestandaardiseerde manier worden ingewerkt. Het resultaat is dat iedereen op dezelfde manier zijn werk uitvoert waardoor de kwaliteit altijd gelijk blijft.

Stiho maakt bij het toepassen van de TWI-methode onder meer gebruik van de onderstaande instrumenten.

• Nulmetingen op diverse afdelingen brengen in kaart waar een afdeling staat, wat de belangrijkste knelpunten zijn en hoe die problemen kunnen worden opgelost.
• Per afdeling vastgestelde KPI’s bepalen of een dag goed verlopen is en identificeren de zaken waarmee de komende dagen rekening moet worden gehouden.

TWI en AG5Copied

Als je Training Within Industry gaat toepassen binnen jouw organisatie, is het ook belangrijk om aan de administratieve kant te denken.

Wie beheerst welke vaardigheden / SOP’s (Standard Operating Procedure)?

Welke afdelingen hebben welke fasen van de TWI-training doorlopen?

En wat moet er binnen bepaalde bedrijfsonderdelen nog gebeuren om standaardisatie van processen en werkwijzen te garanderen?

Met de skills management software van AG5 leg je het allemaal vast! Je creëert eenvoudig visuele training matrixen waarin precies te zien is wie welke SOP nog moet doen. Bovendien is de informatie vanaf één centrale plek toegankelijk, waardoor de adoptie van de TWI-methode een stuk soepeler verloopt.

Conclusie: TWI heeft de toekomst!Copied

De belangrijkste kracht van Training Within Industry is dat de werkwijze de voordelen van standaardisatie inzet voor concrete procesverbeteringen. Hierdoor kun je tegen een beperkte kostprijs veel vooruitgang boeken op het vlak van efficiëntie en snelheid.

Wil je meer weten over of kennismaken met het TWI-concept? Of ben je op zoek naar software die Training Within Industry kan ondersteunen? Neem dan contact op met AG5 of de specialisten van de TWI Company.

Auteur Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is mede-oprichter en CEO van AG5, waar hij twee decennia ervaring in ondernemerschap en en het ontwikkelen van skills management software.

Lees auteurprofiel